Vertalen naar een uitvraag

Een uitvraag omvat natuurlijk veel meer dan alleen afspraken over producten, rolverdeling en processtappen.

Tips en relevante vragen uit de praktijk:
Kaders voor de kwaliteit van het proces en product

  • Geef in de uitvraag duidelijk aan waar het planproces zich bevindt en wat de functie van milieueffectrapportage moet zijn.
  • Welke criteria zijn doorslaggevend voor de gunning? Welke verhouding tussen kwaliteit en prijs past bij de vraag en het budget? 
  • Verwijs naar richtlijnen en handreikingen (bijvoorbeeld de handreikingen over m.e.r. bij omgevingsvisies en bij omgevingsplannen van de VNG en de Commissie m.e.r.). 
  • De samenvatting is een belangrijke informatiebron voor bestuurder en omgeving. Waar een samenvatting wettelijk aan moet voldoen staat in de Wet milieubeheer. Een leesbare en volledige samenvatting biedt de lezer overzicht en inzicht. 
  • Denk aan mogelijkheden voor hergebruik of aanvullen van het milieueffectrapport. Bijvoorbeeld: de informatie uit een milieueffectrapport bij een RES 1.0 kan vaak goed gebruikt worden bij de omgevingsvisie en het omgevingsplan, maar ook bij de RES 2.0. Wat betekent dit voor de eisen over het milieueffectrapport in de uitvraag?
  • Zorg dat gebruikte gegevens en data beschikbaar blijven, op een goede manier worden opgeslagen en worden overgedragen zodat ze ook bruikbaar zijn voor de eigen organisatie, bijvoorbeeld voor monitoring en evaluatie of vervolgbesluiten.
  • Overweeg een digitaal milieueffectrapport/een digitale samenvatting: ontsluit informatie op een toegankelijke manier. Wees duidelijk wat je daarbij wel en niet verwacht en wie ‘eigenaar’ is van de digitale gegevens. Hoelang en op welke manier blijft het milieueffectrapport digitaal beschikbaar? Volgen er eisen uit aansluiting op het DSO?

Kennis en vaardigheden

  • Welke deskundigheden en ervaring moet de adviseur(s) met zich meebrengen?
  • Vindt de effectbeoordeling (deels) op basis van expert judgement plaats? Wanneer wordt expert judgement ingezet en waarom? En aan welke eisen moet dit voldoen? Soms kan dit pas in de loop van het proces duidelijk worden, zoals bij de Notitie Reikwijdte en Detailniveau of naar aanleiding van advies van de Commissie m.e.r. Zorg bij expert judgement voor scherpe reflectie, of laat de adviseur dat organiseren. Welke checks & balances zijn wenselijk?
  • Wijs op de vereiste navolgbaarheid en herleidbaarheid in een milieueffectrapport: 
    • de werkwijze bij expert judgement moet vastgelegd worden, zowel vooraf als de overwegingen bij de toegekende scores. 
    • de toe te passen scores moeten onderbouwd zijn (wanneer wordt iets + of - en op grond van welke criteria)? Welke informatie is daarvoor nodig en is die beschikbaar? 

Een goed proces vraagt andere vaardigheden dan inhoudelijke onderzoeken en rapporten opstellen. Overweeg of onderdelen inzet van verschillende experts (of misschien wel meerdere adviseurs) vraagt. Zoals voor het proces, het opstellen van het milieueffectrapport en het voorbereiden van het plan of project zelf. 

Aandachtspunten bij de afbakening:

  • Scoping bespaart geld: wees duidelijk in wat je vraagt (en wat niet) en waarom. 
  • Zijn er bij voorbaat al relevante alternatieven die een plek moeten krijgen, bijvoorbeeld vanuit politieke overwegingen? 
  • Welke inhoudelijke informatie wordt bij de uitvraag al ter beschikking gesteld? 
  • Benut wat er al is, sluit aan op bestaande en (gratis!) bronnen en eerdere milieueffectrapporten. 

Het contract en financiële aspecten

  • Wat is de beste contractvorm? Is een raamcontract handig in plaats van een contract voor één opdracht?
  • Geldt er een resultaatsverplichting of vind facturering op uurbasis plaats?
  • Verwacht je dat de adviseur(s) op locatie komen werken? Welke afspraken en voorzieningen zijn dan nodig? Houd rekening met de kosten voor externe adviseurs, zoals de Commissie m.e.r., het aanvullen van het milieueffectrapport en een reactienota na inspraak.